Caisse nationale du réseau des Urssaf

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Les formalités obligatoires liées à l’embauche doivent être effectuées sur un support unique, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), remplie par l’employeur et adressée à l’Urssaf ou à la MSA selon le régime dont il relève, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail. Elle peut être remplie sur internet (70 % des DPAE hors intérim en 2013), adressée sur support papier (10%) ou par d’autres procédures dématérialisées (20 %).

C’est une démarche obligatoire ; elle permet notamment d’ouvrir au salarié ses droits sociaux.

L’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics à caractère administratif ont l’obligation d’établir une DPAE lorsqu’ils embauchent des salariés dans le cadre d’un contrat de travail de droit privé. C’est notamment le cas pour les recrutements en contrat aidé (contrat unique d’insertion, emploi d'avenir, etc.).

La DPAE doit être réalisée au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard dans l'instant qui précède cette embauche. Il s’agit donc d’une formalité préalable à l’embauche qui, de ce fait, traduit une intention d’embauche à très court terme.

Jusqu’en juillet 2011, cette formalité était opérée via la déclaration unique d’embauche (DUE). Elle est depuis le 1er août 2011 fusionnée avec la DPAE qui préexistait. Cette fusion permet à l’employeur d'effectuer 6 formalités obligatoires auprès de l'Urssaf : déclaration de première embauche dans un établissement, immatriculation au régime général de la Sécurité sociale, affiliation à l'assurance chômage, adhésion à un service de santé au travail, déclaration d'embauche pour la visite médicale obligatoire et pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

La DPAE contient :

  • l’identification de l’établissement employeur : Siret, nom ou raison sociale, adresse et APE de l’établissement,
  • l’identification du salarié : NIR, sexe, nom, prénoms, date et lieu de naissance,
  • les principales caractéristiques du contrat de travail : date et heure d’embauche, type de contrat de travail (CDD, CDI), date de fin de CDD le cas échéant.

Le formulaire est simplifié pour les entreprises de travail temporaire (ETT) et ne comprend que l’identification de l’ETT, du salarié et la date de début de la mission. Aucune information ne figure sur la date de fin, ni sur l’entreprise utilisatrice.

À noter :

  • un stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de DPAE à effectuer ;
  • les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) n’ont pas à effectuer de DPAE, celle-ci étant intégrée à ces dispositifs.

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